Tijdens mijn workshop bij een team van Waternet keken we naar verschillende manieren om slimmer te werken, met als doel meer focus en efficiëntie in de werkdag te brengen. Eén van de onderwerpen die we bespraken, was hoe je efficiënter kunt vergaderen, zodat er meer tijd overblijft voor geconcentreerd werk.
Vergaderen is bij veel organisaties een groot deel van de werkdag, en dit team is daarop geen uitzondering. En eerlijk gezegd: ik heb nog nooit iemand ontmoet die de hele dag door vergaderen geweldig vindt. Het zijn ook niet mijn favo dagen.
Waarom verspreide meetings soms lastig kunnen zijn
Tijdens mijn workshop keken we hoe vergaderingen misschien iets slimmer en efficiënter konden, zodat er meer tijd overbleef voor gefocust werk. Wat ik vaak zie, is dat meetings verspreid zijn over de dag. Stel je hebt er één om 10 uur, één om 13 uur en één om 15 uur. Dan ben je van tevoren al bezig met “ik moet zo naar die meeting,” tijdens de meeting gefocust op de inhoud, en daarna zit het vaak nog in je hoofd. Dat maakt het best lastig om geconcentreerd aan andere taken te werken (zie afbeelding 1). Het batchen van meetings achter elkaar (met een pauze) geeft veel meer tijd voor focustijd. En op het inplannen van deze vergaderingen heb je vaak meer invloed dan je denkt.
Ik vroeg het team bij Waternet ook wanneer ze het meest productief zijn op een dag. Iedereen heeft wel zo’n moment waarop ze het meest 'aan' staan, een piekmoment. Bij bijna elke workshop blijkt dat zo’n 90% van de mensen dat moment in de ochtend heeft. Zonde om die kostbare uren vol te plannen met vergaderingen, toch? Natuurlijk kun je niet altijd vergaderingen in de ochtend vermijden, maar als je flexibeler plant, kun je al flink wat tijd winnen.
Slimmer vergaderen: hoe doe je dat?
We bespraken een paar praktische stappen om vergaderingen beter te organiseren:
Bepaal vooraf: Wat is het doel van de meeting? Wie leidt en maakt de agenda?
Wanneer vinden 'wij' het fijn om te vergaderen? Ik zie vaak dat teams dat het liefst hebben in de middag. Ze groeperen, in plaats van te verspreiden over de dag, zorgt voor meer focustijd (check de afbeeldingen hieronder).
Moet iedereen input geven? En is dan iedereen wel nodig? 8 mensen bij een meeting van 1 uur zijn 8 (!) uren.
Afhankelijk van het doel: Hoe lang moet de meeting eigenlijk duren? Misschien kan het in 30 of 45 minuten?
Zorg voor duidelijke actiepunten en notulen. Zonder dat blijft het bij praten zonder resultaat.
Wist je trouwens dat AI-tools je hierbij kunnen helpen? Denk bijvoorbeeld aan de samenvattingsfunctie in Microsoft Teams met Copilot. Die maakt automatisch een transcript van het gesprek en kun je daarna vragen om een notulen met actiepunten, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder dat je zelf alles hoeft bij te houden.
Hoe jij meer uit je vergaderingen kunt halen
Vergaderingen hoeven geen tijdverspillers te zijn als je ze slim aanpakt. Plan ze buiten de productieve piekuren, houd ze kort en gebruik AI om notulen te maken. Zo kun je meer gefocust werken en toch iedereen op de hoogte houden. Wil je weten hoe jouw team efficiënter kan werken? Neem contact op via hello@theshortcut.nl of plan een info call me
Comments